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Politique en matière de harcèlement

Préambule

Le conseil d’administration entend promouvoir un environnement professionnel harmonieux et exempt de toute forme de harcèlement conformément aux lois en vigueur. Pour ce faire, il entend mettre en place des mesures de prévention et de soutien. Le conseil ne tolérera aucun comportement portant atteinte à la dignité et à l’intégrité des administrateur(-trice)s, des employé(e)s, des entreprises de services et des partenaires externes (collaborateur(-trice)s, formateur(-trice)s, concepteur(-trice)s, partenaires financier(-ière)s, affilié(e)s, candidat(e)s au titre, représentant(e)s des employeur(-se)s et toute la clientèle de l’IQPF) et prendra des mesures pour faire cesser toute conduite de harcèlement dont il aura connaissance, qu’elle provienne d’un administrateur(-trice) ou d’une tierce personne.

De plus, en cohérence avec les valeurs organisationnelles de considération des personnes, d’ouverture et de collaboration, le conseil verra à ce que des mesures soient mises en place afin que l’incivilité ou toute situation pouvant mener à du harcèlement soit traitée le plus promptement possible permettant la résolution de la situation et le rétablissement d’un climat sain.

Objectifs

La présente politique établit les principes directeurs qui guident les actions de l’IQPF dans le respect des personnes, la prévention du harcèlement et le traitement des plaintes. Les principes et les actions de l’IQPF visent à :

  • prioriser la prévention en mettant en place diverses mesures pour contrer l’incivilité, le harcèlement ou les situations pouvant mener à du harcèlement;
  • communiquer son engagement à favoriser un milieu de travail et de collaboration sain et exempt de toute forme de harcèlement à l’interne comme à l’externe;
  • prendre les moyens requis pour faire cesser les comportements qui portent atteinte à la dignité des personnes;
  • mettre à la disposition des parties prenantes des moyens leur permettant de trouver des solutions aux situations d’incivilité, aux situations pouvant mener à du harcèlement ainsi qu’un processus formel de traitement des plaintes et du soutien dans la mise en œuvre de celui-ci;
  • ne tolérer aucunes représailles, directes ou indirectes, contre toute personne se prévalant de la politique ou étant appelée à participer au traitement d’une situation. La personne à la source de ces représailles s’expose à des sanctions proportionnées de la part de l’IQPF.

1. Champ d’application

La présente politique s’applique à toutes les parties prenantes : les administrateur(-trice)s, les employé(e)s, les entreprises de services et les partenaires externes (collaborateur(-trice)s, formateur(-trice)s, concepteur(-trice)s, partenaires financier(-ière)s, affilié(e)s, candidat(e)s au titre, représentant(e)s des employeur(-se)s et toute la clientèle de l’IQPF). Cette liste n’est pas exhaustive. Les parties prenantes incluent toute personne ayant un lien contractuel ou de service, de façon rémunérée ou bénévole avec l’IQPF.

La présente politique s’applique à tout incident qui survient dans le cadre du travail pour le compte de l’IQPF, dans la mesure où cet incident affecte l’environnement de travail d’une ou de plusieurs parties prenantes de l’IQPF. Elle s’applique aussi également à l’utilisation des médias sociaux et aux activités à caractère social. Par conséquent, elle s’applique à des événements qui peuvent avoir lieu tant pendant les heures de travail qu’en dehors de celles-ci.

2. Définitions

La Loi sur les normes du travail définit le harcèlement psychologique au travail comme étant une conduite vexatoire qui se manifeste par des comportements, des paroles ou des gestes répétés :

  • qui sont hostiles ou non désirés;
  • qui portent atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique du salarié;
  • qui rendent le milieu de travail néfaste.

Toutefois, une seule conduite grave peut constituer du harcèlement psychologique si elle a les mêmes conséquences et si elle produit un effet nocif continu sur la personne.

La Loi sur les normes du travail précise aussi que les comportements qui se manifestent par des paroles, des actes ou des gestes à caractère sexuel font partie des conduites vexatoires incluses dans la définition du harcèlement psychologique.

L’incivilité est une conduite individuelle qui enfreint les normes de respect mutuel, de politesse, de courtoisie et de savoir-vivre attendues dans un milieu de travail et d’études et ayant des répercussions négatives sur les personnes et, conséquemment, sur le climat de travail et d’études ;

Une situation problématique qui met en jeu la dignité ou l’intégrité physique ou psychologique d’une personne est susceptible de dégénérer jusqu’à devenir du harcèlement. C’est le cas notamment, mais non exclusivement, de l’abus de pouvoir ou d’autorité, du conflit et de l’incivilité. Pour éviter qu’une telle situation ne dégénère, elle doit être dénoncée et réglée de façon constructive, rapidement et avec respect afin de favoriser le mieux-être de chaque personne.

3. Responsabilités partagées

Bien que le (la) président(e) du conseil soit le ou la responsable de l’application de la présente politique, toutes les parties prenantes ont des responsabilités dans la création et le maintien d’un milieu de travail sain et exempt de toute forme de harcèlement. En tant que responsable de la politique, le (la) président(e) du conseil doit :

  • Nommer une personne ou une instance responsable de rédiger, diffuser, appliquer et interpréter la politique;
  • S’assurer qu’un sommaire de la présente politique est disponible sur le site Internet de l’IQPF pour toutes les parties prenantes;
  • S’assurer que les administrateur(-trice)s, les gestionnaires et les employé(e)s sont formés sur la prévention du harcèlement;
  • Nommer une personne responsable du traitement des plaintes. Les noms et coordonnées de cette personne sont disponibles en tout temps :
    • Pour les administrateur(-trice)s, dans une section de l’intranet du CA de l’IQPF qui est spécifiquement identifiée à cette fin sur la page d’entrée.
    • Pour les employé(e)s, dans le manuel des membres de l’équipe de la permanence.
    • Pour les autres parties prenantes, en annexe du contrat qui les lie avec l’IQPF.
  • S’assurer que du soutien est offert aux personnes touchées par de l’incivilité, par une situation pouvant mener à du harcèlement, ou par une plainte en matière de harcèlement;
  • Traiter sérieusement et promptement toute situation impliquant des administrateur(-trice)s ou le ou la PDG. Si la situation implique un(e) ou des employé(e)s, et que le ou la PDG n’est pas mis(e) en cause, en faire part au (à la) PDG.

Les responsabilités des administrateur(-trice)s :

  • Prendre connaissance de la politique et la respecter.
  • S’assurer que leur comportement et leurs actions ne contreviennent pas à la présente politique et contribuent au maintien d’un milieu de travail sain.
  • Signaler au président ou à la présidente du conseil ou au président ou à la présidente du comité de gouvernance et d’éthique si le (la) président(e) ou un(e) autre dirigeant(e) est mis(e) en cause, toute forme de conflit ou de situation de harcèlement où ils (elles) sont impliqué(e)s ou témoins.
  • Collaborer à toute enquête conduite en vertu de la présente politique, notamment en transmettant volontairement toute information pertinente en lien avec l’enquête.

Les responsabilités de la direction générale :

  • Soutenir le président ou la présidente du conseil dans la mise en œuvre de ses responsabilités.
  • Assurer des relations de travail saines au sein de l’équipe de la permanence.
  • Veiller à ce que les employé(e)s ne soient pas soumis(es) à des conduites contraires à la présente politique et ne tolérer aucun comportement pouvant porter atteinte à la dignité et à l’intégrité physique ou psychologique d’une personne. En présence de conduites répréhensibles, intervenir sans attendre le dépôt d’une plainte.
  • Détecter les facteurs de risque et prendre les mesures nécessaires pour éviter que des situations à risque conduisent à une situation de harcèlement.
  • Traiter sérieusement et promptement toute situation impliquant des employé(e)s. Si la situation implique un(e) ou des administrateur(-trice)s, en faire part au président ou à la présidente du conseil. Si la situation n’implique pas un(e) ou des administrateur(-trice)s, le ou la PDG doit quand même faire part de la situation de plainte ou de potentielle plainte au (à la) président(e) puisqu’il s’agit d’un risque important pour l’IQPF. Dans tous les cas, les noms des personnes impliquées seront toutefois gardés confidentiels.

Les responsabilités des employé(e)s :

  • Faire preuve de respect envers les autres employé(e)s et l’ensemble des parties prenantes.
  • Dénoncer toute situation de harcèlement subie ou portée à leur attention.
  • Respecter la politique.

Les responsabilités des autres parties prenantes :

  • Prendre connaissance du sommaire de la présente politique sur le site Internet de l’IQPF et respecter cette politique.
  • Faire preuve de respect envers les employé(e)s, client(e)s, entreprises de services et autres parties prenantes.
  • Dénoncer toute situation de harcèlement subie ou portée à leur attention.

Les responsabilités des personnes en relation pédagogique et d’autorité :

  • Toute personne en relation pédagogique ou d’autorité doit exercer son mandat sans abuser de son pouvoir ou de son autorité et de manière respectueuse.
  • Toute personne en relation pédagogique ou d’autorité qui est témoin ou informée d’une situation pouvant mener à du harcèlement ou d’une situation apparente au harcèlement doit intervenir de manière diligente pour que soient pris les moyens raisonnables pour la faire cesser, le cas échéant.
  • Toute personne qui formule sciemment une plainte qu’elle sait fausse, fait de fausses déclarations dans le cadre d’une enquête ou qui, par d’autres moyens, recourt abusivement à la présente politique, pourra faire l’objet de mesures administratives ou disciplinaires sévères pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la rupture du contrat qui la lie à l’IQPF.

4. Dénonciation et traitement des plaintes

Dénonciation

  • Lorsque le (la) plaignant(e) est un administrateur(-trice), la plainte doit être déposée par écrit auprès du (de la) président(e) du conseil, et ce, dans les meilleurs délais. 
  • Si le (la) président(e) ou un autre membre du Comité des dirigeant(e)s est mis(e) en cause dans la plainte, la plainte doit être déposée au (à la) président(e) du comité de gouvernance et d’éthique.
  • Lorsque le (la) plaignant(e) est un(e) employé(e), la plainte doit être déposée auprès du (de la) responsable de la politique de la permanence. Le nom et les coordonnées de cette personne sont inscrits au manuel des membres de l’équipe de la permanence de l’IQPF. Les modalités de dépôt et de traitement de la plainte sont aussi énoncées dans le manuel des membres de l’équipe de la permanence de l’IQPF.
  • Lorsque le (la) plaignant(e) est une autre partie prenante, la plainte doit être déposée auprès du (de la) PDG.

Dans tous les cas, les plaignant(e)s, les témoins et les personnes mises en cause doivent être traitées dans le respect et avec dignité. La plainte demeure confidentielle et seules les personnes qui doivent participer à l’enquête auront accès aux informations requises pour participer adéquatement au processus.

Le (la) mis(e) en cause est informé(e) du dépôt d’une plainte à son égard au plus tard lors du déclenchement du processus d’enquête.

En tout temps dans le processus, les parties pourront être accompagnées par une personne de leur choix. Cette personne accompagnatrice qui peut être un(e) parent(e), un(e) conjoint(e), un(e) enfant majeur(e), un(e) ami(e) ou un(e) collègue accompagne la personne requérante ou mise en cause à toutes les étapes du processus. Cette dernière ne peut agir ou parler au nom de la personne requérante ou mise en cause. Les déclarations, verbales et écrites, doivent provenir directement de la personne requérante ou mise en cause. La personne accompagnatrice doit s’engager à respecter la confidentialité du processus.

En tout temps au cours du processus, les requérant(e)s et les témoins peuvent compter sur l’accompagnement de la part de l’IQPF. Cet accompagnement peut être : accueillir, informer, outiller, conseiller ou orienter en fonction des besoins et priorités exprimés par la personne requérante ou témoin, ainsi qu’à l’assister dans les processus à entreprendre afin de mettre fin à une situation de harcèlement ou pouvant mener à du harcèlement.

Déroulement du processus d’enquête :

Étape 1 : Analyse de recevabilité

  • La personne responsable de la réception de la plainte doit d’abord accuser réception de la plainte.
  • Elle doit ensuite s’assurer de la recevabilité de celle-ci en vertu de la présente politique et des normes applicables.
  • Elle doit aviser le (la) plaignant(e) de la recevabilité de la plainte dans un délai de sept (7) jours suivant le dépôt de celle-ci.

Étape 2 : Pertinence de procéder à une enquête.

La personne responsable de recevoir la plainte procédera aux étapes suivantes avant de déclencher l’enquête :

  • Rencontrer le (la) plaignant(e) pour établir les faits.
  • Rencontrer la personne mise en cause pour l’inviter à modifier sa conduite.
  • Si opportun, réunir les deux parties pour les inviter à chercher une solution mutuellement satisfaisante.
  • Offrir aux parties la possibilité de recourir à la médiation avec un(e) médiateur(-trice) externe indépendant(e) et accrédité(e).

Lorsqu’il apparaît évident et nécessaire de déclencher l’enquête, la personne responsable de recevoir la plainte donne un mandat à un(e) enquêteur(-trice) indépendant(e) possédant toutes les compétences requises pour mener à bien l’enquête de façon responsable et diligente.

En tout temps, durant le processus d’enquête, le (la) plaignant(e) et le (la) mis(e) en cause peuvent convenir d’arrêter le processus et avoir recours à la médiation. Un(e) médiateur(-trice) indépendant(e) est alors mandaté(e) pour soutenir ce processus. La nomination du (de la) médiateur(-trice) est convenue entre le (la) plaignant(e) et le (la) mis(e) en cause. L’enquêteur(-trice) qui a été mandaté(e) pour procéder à l’enquête ne peut, en aucun cas, agir à titre de médiateur(-trice). En tout temps, durant le processus de médiation, une des parties peut décider de l’arrêter. Dans ce cas, le processus d’enquête reprend exactement là où il avait été arrêté avant la médiation.

Étape 3 : Enquête

À la suite du déclenchement de l’enquête, l’enquêteur(-trice) fait un plan d’enquête qui identifie les personnes à rencontrer et les documents à analyser. Toute la démarche doit être documentée par écrit. Les rencontres avec l’enquêteur(-trice) sont confidentielles.

Par la suite, l’enquêteur(-trice) remettra son rapport d’enquête à la personne désignée dans le mandat écrit qu’il (elle) aura reçu. Ce rapport contiendra un résumé des allégations et de la preuve obtenue et une analyse de la preuve. On y retrouvera aussi la conclusion de l’enquêteur(-trice) à savoir si la plainte est fondée, partiellement fondée ou non fondée. Peu importe la conclusion, le rapport contiendra aussi des recommandations sur les moyens à mettre en place pour prévenir la récurrence de telles situations à l’IQPF.

Étape 4 : Conclusions de l’enquête et suivis

Lorsqu’il s’agit d’une plainte déposée par un(e) administrateur(-trice), à la suite de la réception du rapport, le (la) président(e) du conseil fera part des conclusions de l’enquête au (à la) plaignant(e) et au (à la) mis(e) en cause. S’il y a lieu, il (elle) leur communiquera aussi les actions qui seront mises en place pour régler la situation. À moins que le (la) président(e) du conseil ne décide de le faire lui-même, il (elle) nommera un(e) responsable pour assurer le suivi des actions et lui faire rapport.

Si la plainte est déposée par une autre partie prenante, le ou la PDG sera responsable d’aviser les parties et de faire le suivi des actions.

Tous les documents relatifs à l’enquête seront conservés sous pli confidentiel à la direction générale de l’IQPF. Aucun document ne doit demeurer à la disposition du (de la) président(e) du conseil à la suite de la clôture du dossier d’enquête.

5. Mesures correctives et préventives

Étant donné que l’objectif poursuivi par le conseil d’administration est de promouvoir un environnement professionnel harmonieux et exempt de toute forme d’incivilité ou de situation pouvant mener à du harcèlement, il est essentiel de mettre en place des actions pour corriger la problématique qui a donné naissance à l’enquête, quelles que soient les conclusions de celle-ci.

De plus, le conseil devra réfléchir aux actions à mettre en place pour éviter et même prévenir que de telles situations se reproduisent et viennent perturber l’environnement professionnel.


Au besoin, le conseil établira les sanctions appropriées dans les circonstances.

6. Responsable de l’application de la politique et autres ressources

Le (la) président(e) du conseil est responsable de l’application de cette politique. Il (elle) est soutenu(e) par le ou la PDG, à moins que celui-ci (celle-ci) ou un autre membre du Comité des dirigeant(e)s se trouve en situation de conflit d’intérêts dans l’application d’une modalité prévue à cette politique. Dans ce cas, le (la) président(e) du comité de gouvernance et d’éthique peut être appelé(e) à soutenir le (la) président(e), si requis.

Les mandats d’enquête sont toujours confiés à des enquêteur(-trice)s externes indépendant(e)s possédant toutes les compétences requises pour mener à bien l’enquête de façon responsable et diligente. Ces enquêteur(-trice)s doivent être membres d’un ordre professionnel et exercer spécifiquement dans le domaine de la prévention et du règlement des différends dans les milieux de travail.

Un soutien psychologique peut aussi être offert aux administrateur(-trice)s qui sont parties prenantes d’un processus d’enquête.

Les employé(e)s, autant le (la) plaignant(e), les témoins, ou le (la) mis(e) en cause, peuvent avoir recours au programme d’aide aux employé(e)s (PAE) pour obtenir du soutien psychologique avant, pendant et après le processus d’enquête, selon les termes convenus au contrat d’assurance collective de l’IQPF.

7. Évaluation et révision

Cette politique doit être revue toutes les fois où elle doit être mise en application, lorsque le dossier de traitement de la plainte est complété, afin de capter les apprentissages réalisés lors de cette expérience.

Si elle n’est pas mise en application, elle doit être revue tous les trois ans.